Quản Lý Tài Sản IT Toàn Tập – Part1

Phần 1: Hiểu bản chất vấn đề để có lựa chọn công nghệ hỗ trợ phù hợp

Quản lý tài sản IT là cách gọi của anh em ta, còn theo tây thì họ gọi là IT fixed asset management. Đây là điều nhức nhối,  nhiều bạn thì nói đó là đống shit,  mà đa phần  IT office không ai muốn nhắc tới. Đa phần mọi người hay có suy nghĩ  “đây là việc của kế toán, IT mình tốt nhất không nên biết và cũng không nên liên quan”.

Thế nhưng đời không như mơ, đi dạo lòng vòng đâu đó trên các website tìm việc bạn sẽ thấy các key word như fix asset report, hay quản lý tài sản IT,….

Nhà tuyển dụng và công việc  đều đỏi hỏi việc quản lý tài sản IT như là một phần phải có

Hình : Quản lý tài sản IT

Trong bảng tuyển dụng dành cho IT Office đó là một skill họ bắt bược bạn phải có và thậm chí là lên các vị trí cao hơn trong phòng IT bạn càng phải bị dính vào nó. Bản thân mình cũng như nhiều bạn khác, khi bước vào tiếp nhận việc quản lý tài sản IT, cái nhìn đầu tiên thường là “không có thiện cảm, vì nó là một đống bùi nhùi mà năm nầy qua năm khác cứ báo cáo đi báo cáo lại, nhiều khi cứ làm qua loa cho qua”.

Nhưng trong đời việc gì không tránh được thì cố gắng làm tốt và tập yêu nó vậy, đó là cách mình tiếp cận mỗi khi gặp 1 task khó, không thể từ chối và trốn tránh nó. Việc quản lý tài sản IT cũng vậy, sau 2 năm lăn lộn bùa chú làm qua loa để pass qua audit của công ty mình quyết định nghiêm túc với nó, để mỗi lần nhắc đến nó mình không phải  stress thêm.

Dĩ nhiên trước tiên là đổi thái độ, cố gắng nhìn nhận ở góc độ tích cực trước. Trong bài viết nầy mình sẽ chia sẻ cho bạn 1 số quan điểm cũn g như góc nhìn của mình về lợi ích của việc quản lý tài sản IT một cách nghiêm túc và hiệu quả.

Quản lý tài sản IT là cách tốt nhất để bạn thể hiện sức mạnh và năng lực của team mình!!!

Đó là ý mà mình học dược từ 1 trong couse IT Management Skill. Nếu bạn không biết team bạn đang nắm cái gì thì bước ra trận làm sao bạn xung pha với trận tiền, việc bạn inventory tài sản IT cũng giống như một cuốn binh thư ghi chép lại các loại vũ khí bạn đang có cũng như khả năng sát thương, tuổi đời, và ai đang sử dụng nó, khi nào bạn cần phải nâng cấp cho nó và khi nào bạn cần phải thay mới cho nó.

Tài sản IT không đơn thuần là con chuột cái PC, mà đó còn là technical service, những dịch vụ mà team có khả năng đáp ứng cho business. Có những trường hợp phòng IT chẳng biết chính xác team mình đang có cái gì, làm được cái gì. Nên khi business cần, lúc đó bạn chẳng biết team mình có đáp ứng được hay không, thứ business cần mình đã có hay chưa, liệu mua mới hay hay sử dụng cái có sẳn. Việc không chủ động được tài sản mà team đang nắm có thể làm bạn và team mất cơ hội trong mắt business .

Chúng Cần thay đổi nhận thức về quản lý tài sản IT

Ví như bạn tinh thông, và nghiêm túc trong việc ghi chép, đầu từ thời gian, kiến thức, công nghệ cho việc quản lý tài sản IT thì chắc hẳn bạn rất tự tin mỗi khi business cần. Khi công ty cần bạn có mặt, thậm chí bạn lên tiếng trước khi business kêu gọi, đó là cái hay và chủ động của người làm IT giỏi.

Phòng IT cũng như các phòng ban khác trong công ty, chúng ta là những thành viên tham gia thưởng thức 1 cái bánh, mà người thể hiện tốt sẽ được phần ngon và nhiều hơn là nhưng anh em thụ động và làm việc không nghiêm túc. Và dĩ nhiên để ăn được miếng bánh ngon IT vẫn phải trang bị thêm các món khác ngoài kiến thức IT, việc quản lý tài sản cũng vậy, nó là 1 skill mà bạn nên giỏi.

Hình : Quản lý tài sản IT

Về góc độ cá nhân mình sau khi xuống núi sau một thời gian tầm sư học đạo, mình áp dụng ngay vào đống bòng bong rối bùi nhùi mà hằng năm mình vẫn làm. Lần đầu tiên mình có thiện cảm và làm việc nghiêm túc với kế toán tài sản, thậm chí mình còn suggest thêm nhiều cái mà mình tiếp thu được và kết quả đạt được nhiều hơn mình mong đợi, sau 2 -3 tháng cật lực thì cuối cùng mình đã biến IT fix asset management thành 1 món hay ho, nó không đơn giản là thứ để mình làm việc với kế toán tài sản, mà nó còn là cái để mình show up cho business thấy nội lực của phòng IT.

 Áp dụng công nghệ trong việc quản lý tài sản côn g nghệ thông tin.

Việc chúng ta chọn một công nghệ thích hợp trong việc quản lý tài sản IT là việc không chỉ một ông nhân viên help desk mà tới ông IT manager cũng cần phải xác định rõ ngay từ đầu. Nếu bạn chọn sai hoặc bạn chọn công nghệ không phù hợp, nó sẽ kéo theo những hệ lụy mà cả team phải trả giá, đó là thời gian và tiền bạc mà công ty bạn phải gánh chịu.

Doanh nghiệp nhỏ nên quản lý  tài sản IT như thế nào?

Nếu quy mô doanh nghiệp nhỏ, các thiết bị công nghệ thông tin cũng như IT Service ở mức vừa phải thì bạn không nhất thiết thiết lập những systen đao to búa lớn để phục vụ cho việc quản lý tài sản công nghệ thông tin, cái chính mình cần làm là làm sao đầy đủ thông tin, và không phải tốn quá nhiều thời gian vào việc duy trì system phục vụ cho việc quản lý tài sản công nghệ thông tin.

Thông thường với những doanh nghiệp có quy mô 100 – 150 device thì việc quản lý qua excel không phải là 1 lựa chọn tồi và dĩ nhiên công việc của IT là phải update status của tài sản công nghệ thông tin mỗi khi có thay đổi, đổi mới, hư hỏng, sửa chữa nâng cấp,… Việc quan trọng của bạn là xác định phạm vi của tài sản mình cần quản lý như thông tin thiết bị ( serial number, fixed asset tag, khấu hao, nhân viên đang keep, tình trạng thiết bị, các phần mềm liên quan ,…). Việc chọn quá chi tiết sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin khi bạn cần truy vấn, nhưng bạn nên cân nhắc việc thiết lập những thông tin không liên quan có thể làm bạn mất thời gian.

Doanh nghiệp lớn nên quản lý tài sản IT làm sao cho phù hợp!

Đối với các công ty lớn, việc quản lý tài sản công nghệ thông tin đa phần được lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm. Thậm chí nhiều công ty họ cho hẳn việc quản lý tài sản là một module trong ERP mà họ đang vận hành. Câu hỏi mà nhiều anh em đặt ra là liệu các module nầy có giúp ích nhiều trong việc quản lý tài sản IT hay không, hay nó chỉ làm chúng ta hao tâm tổn trí.

Việc kế toán và IT có phần mềm quản lý tài sản riêng là điều bình thường. Nguyên nhân do tài sản IT có những đặc thù riêng so với các tài sản thông thường. và dĩ nhiên các module trong ERP thông thường là không đầy đủ để áp dụng cho việc quản lý tài sản IT.

Phối hợp giữa IT và kế toán trong việc quản lý tài sản IT

Vậy làm sao để phòng  IT và kế toán không bị rơi vào trạng thái trống đánh xuôi kèn thổi ngược. Theo kinh nghiệm của mình vẫn là 2 team ngồi lại với nhau đưa ra tiếng nói chung sao cho phù hợp và tiện lợi nhất cho đôi bên. Ví dụ bên kế toán họ có mã tài sản riêng để phân biệt sự khác nhau giữa các thiết bị, và dĩ nhiên là họ yêu cầu  in các mã tài sản nầy dán lên trực tiếp các thiết bị, vậy nên IT nên sử dụng mã nầy  thay vì tự nghĩ ra 1 mã khác, như vậy sẽ dấn đến việc mất thời gian cho đôi bên.

Hình : Quản lý tài sản IT

Việc IT góp ý đưa những field mà bên  kế toán chưa có vào hệ thống quản lý của họ là việc cần thiết, ví dụ như các field serial number, đây là 1 field mà mình thấy nhiều junior accountant không nắm rõ hoặc phần mềm của họ chưa có , nên không thấy họ đề cập, nhưng đó là thứ cần thiết để cứu cánh 2 bên khi mã tài sản dán lên thiết bị bị mờ hoặc bị mất.

Lựa chọn công nghệ support cho những thiết bị đặc thù, có giá trị

Đối với các doanh nghiệp có nhiều tài sản, đặc biệt là các tài sản có giá trị thì việc áp dụng công nghệ đặc thù  rất quan trọng, vậy nên việc chọn công nghệ phù hợp đáp ứng đúng cái business cần là rất cần thiết.  Thậm chí có trường hợp việc gắn định vị lên thiết bị, kích hoạt quản lý qua smmp, up, down time, online, offline của thiết bị cũng là yêu tố không thể không bỏ qua. Nhiều doanh nghiệp thậm chí phần mềm quản lý tài sản công nghệ thông tin của họ còn phát hiện được thiết bị lạ xuất hiện trong công ty, hay định kỳ scan các thiết bị xem tình trạng của thiết bị.

Hình : Quản lý tài sản IT

Có rất nhiều phần mềm trên thị trường được viết ra để hỗ trợ đặc thù cho việc quản lý tài sản IT, thậm chí nhiều phần mềm còn tự động scan và định danh thiết bị trong hệ thống ( đối với các thiết bị có hỗ trợ snmp,..), nên việc chọn các phần mềm có tính năng nầy sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin cho người quản lý hệ thống công nghệ thông tin, giảm thiểu thời gian cho task quản lý tài sản IT

Cuối cùng thì ở góc độ cá nhân mình nghĩ việc trang bị 1 phần mềm chuyên biệt cho việc quản lý tải sản IT là việc cần thiết và thậm chí phải xoay quanh nó nhiều hơn, ví dụ như Opmanager họ cũng có module CMDB có phẩn quản lý tài sản và phần quản lý cấu hình thiết bị, quản lý tài sản, cũng như support người dùng thành 1 thể thống nhất. Ngoài ra còn rất nhiều sản phẩn khác, từ free đến trả phí đều có.

Hình : Quản lý tài sản IT

Đối với seri nầy trong các bài viết sau mình sẽ giới thiệu các bạn Open Audit IT, đây là tool mình đan g nghiêm cứu để áp dụng cho công việc hiện tại, theo thông tin mình xem từ document của software nầy thì nó có nhiều thứ rất hay ho, như detect cấu hình thiết bị, phân loại thiết bị một cách tự động, phát hiện thiết bị mới. Với các thiết bị không hỗ trợ SNMP, WMI thì phần mềm nầy hỗ trợ phần customize filed, cho phép mình nhập liệu thêm thông tin, add thêm thông tin.

Bài viết được viết dựa trên quan điểm của bản thân mình sau nhiều năm kinh nghiệm làm việc, hy vọng nhận được góp ý từ các bạn để bài viết thêm hoàn thiệt hơn. Hy vọng chia sẽ của mình sẽ giúp được gì đó cho mọi người. Hẹn các bạn trong những bài viết tiếp theo trong seri quản lý tài sản IT.

Tác giả:  NGUYỄN VĂN TÀI – ITFORVN.COM

Bạn có thể tương tác và cập nhật thông tin mới nhất của Nhóm Facebook ITFORVN, Các khóa học mới do group tổ chức tại «Portal»

CẢM ƠN MỌI NGƯỜI ĐÃ ỦNG HỘ